Öffentliches Verfahrensverzeichnis

Hochschul-Sozialwerk Wuppertal
(gemäß § 4e BDSG)

1. Name oder Firma der verantwortlichen Stelle:
Hochschul-Sozialwerk Wuppertal–Anstalt des öffentlichen Rechts


2. Geschäftsführer und die mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragten Personen:
Geschäftsführer:
Ass. Fritz Berger
Beauftragter Leiter der Datenverarbeitung:
Hans-Peter Stratmann


3. Anschrift der verantwortlichen Stelle:
Max-Horkheimer-Str. 15
42119 Wuppertal
Telefon: +49 202 439 –2561/62
Fax: + 49 202439-2568
http://www.hsw.uni-wuppertal.de
E-Mail: hsw(at)hsw.uni-wuppertal.de


4. Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung
Das Hochschul-Sozialwerk Wuppertalmit Sitz in Wuppertalist eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts. Es verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige und mildtätige Zwecke durch wirtschaftliche, gesundheitliche, soziale und kulturelle Förderung der Studierenden der Wuppertaler Hochschulen. Die Datenerhebung, -speicherung, -verarbeitung und –nutzung erfolgt zur Ausübung der oben angegebenen Zwecke.


5. Beschreibung der betroffenen Personen und der diesbezüglichen Daten/Datenkategorien

Es werden im Wesentlichen zu folgenden Gruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, soweit es sich um natürliche Personen handelt und soweit diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich sind:
Kunden/-innen (Adressdaten, Identifikationsdaten, Vertragsdaten, soweit zur Vertragsabwicklung erforderlich, Steuerungsdaten ggf. sonstige Daten, die für die ordnungsgemäße und sachgerechte Abwicklung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind.)

Mitarbeiter/-innen, Auszubildende, Praktikanten/-innen, Bewerber/-innen, ehemalige Mitarbeiter/-innen, Ruheständler/-innen/Rentner/-innen/Pensionäre/-innen, Unterhaltsberechtigte sowie Angehörige (Bewerbungsdaten wie Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und zu Qualifikationen, evtl. Vorstrafen; Vertrags-/Stamm-und Abrechnungsdaten einschließlich Daten zur Lohn-und Gehaltsabrechnung, zur Lohnsteuer und Sozialversicherung; Angaben zu Privat-und Geschäftsadresse; Tätigkeitsbereich; Transaktions-und Leistungsdaten; Kommen-und Gehen-Zeiten; Personalnummern; Name und Alter von Angehörigen wo für Sozialleistungen relevant; Bankverbindungsdaten, dem/der Mitarbeiter/-in anvertraute Vermögensgegenstände; Kontaktinformationen; Mitarbeiterstatus; Qualifikationen; Mitarbeiterbeurteilungen; beruflicher Werdegang; Gesundheitsdaten; Notfallkontaktdaten wie vom/von der Mitarbeiter/-in gemachte Angaben zu ausgewählten Personen, die im Notfall kontaktiert werden sollen, zu Zwecken der Personalverwaltung und -steuerung, der Kommunikation sowie der Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen)

Bewerber/-innen (Adressdaten),
Mieter/-innen (Adress-und Vertragsdaten),
BaföG-Empfänger/-innen (Sozialdaten),
Geschäftspartner/-innen, Agenturen, Vermittler/-innen und Makler/-innen (i.w. Adress-, Abrechnungs-und Leistungsdaten)
Kooperationsdaten (Adress-, Abrechnungs-und Leistungsdaten)
Lieferanten (Adress-und Funktionsdaten) und
Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen, auch soweit es sich dabei um juristische Personen handelt (Kontaktkoordinaten sowie Betreuungsinformationen)


6. Empfänger/Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden).Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Vertrieb, Telekommunikation und EDV).Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend § 11 BDSG zur Abwicklung der Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag.Weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Lieferantenrechnungen), gruppenzugehörige Unternehmen oder andere externe Stellen zur Erfüllung der oben genannten Zwecke, soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat, dies zur Vertragserfüllung erforderlich oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigten Interesse zulässig ist.


7. Regelfristen für die Löschung der Daten:
Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen, die im Wesentlichen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren erfordert, zum Teil aber auch darunter liegen. Darüber hinaus können sich Abweichungen durch satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen ergeben.Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung (z.B. Werk-und Dienstverträge) erforderlich sind.Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die Zweckbestimmung entfällt.


8. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten:
Eine Übermittlung in Drittstaaten findet derzeit nicht statt.


9. Beauftragter für den Datenschutz
Hochschul-Sozialwerk Wuppertal
Ulla Sparrer
Max-Horkheimer-Str. 15,
42119 Wuppertal
Telefon: +49 202439-2574
E-Mail: sparrer@hsw.uni-wuppertal.de